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招展是展会筹备的一项极其重要的工作,确保在展会开幕时间以前完成展会的各项招展任务,是保证展会能按期举行的重要前提条件之一。对展会招展进行时间管理,是确保展会成功招展的有效手段。要对展会招展进行有效的时间管理,就要求展会招展的启动时间安排要合理,预留的招展时间要充足,招展进度要密切控制,重点招展时间要很好地把握。
一般来说,除非有重大变故发生,否则,展会的各项日程安排一旦确定下来并正式对外公布就具有不可更改性,展会的各项筹备工作就要按照该日程计划来规划自己的工作进程。由于展会从开始策划筹备到正式开幕一般有1-3年的时间,如果说展会筹备的其他工作在展会筹备刚开始还可以缓一缓的话,那么,展会的招展工作就绝对没有缓一缓的余地。在展会的招展工作还没有圆满完成之前,都必须抓紧进行,否则,到展会开幕时就还可能有展位没有销售出去。 要圆满地完成展会的招展任务,就必须使展会的招展工作满足时间性方面的要求。
展会招展工作的时间性要求具体表现在:
1.展会开幕时间要符合展览题材所在行业产品的产销时间特点 很多行业在销售时间上会形成产品销售的“旺季”和“淡季”,各行业的产品订货季节也相对集中和固定。例如,棉袄在深秋季节和冬季旺销,家具经销商往往在年初就开始订货等等。为此,展会的开幕时间原则上要与展览题材所在行业产品的产销时间特点相适应,要尽量将开幕时间安排在该行业产品订货和销售的“旺季”。这样更能调动企业参展的积极性,更能为以后的招展工作创造良好的条件。如果展会开幕时间定在该行业产品订货和销售的“淡季”,企业参加展会的积极性将大打折扣,因为:第一,企业可能已经有大量的订单,全年的生产日程可能因此而已经排满,企业没有必要再去参加展会争取更多的订单;第二,行业新产品的发布时间可能已经过去,企业参加展会很难了解行业产品发展的新动向和新潮流,企业的参展积极性因此而受挫;第三,很多行业龙头企业可能是将在别的展会上已经亮相的产品再转移到本展会参展,重庆展台设计本展会的行业号召力和行业代表性因此而受到影响,其他企业参加展会所能获取的行业信息也较为有限,很多企业可能因此而不参加展会。可见,如果将展会开幕时间定在该行业产品订货和销售的“淡季”,可能是为展会的招展工作设置了一个看不见的障碍。
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