2．展会招展的启动时间安排要合理 　　现代企业一般都是根据本行业产品的订货和销售时间特点，并结合自己的新产品开发和生产计划，提前制订自己下一年度的营销、产品推广和企业形象广告计划。如果没有特殊情况发生，这一计划一旦制订就不太容易改变。对展会招展来说，目标参展商们制订其上述各计划的时间非常重要，展会招展的启动时间最好是安排在该计划的制订时间之前，这样，就可以使该企业在制订营销计划时将参加本展会也考虑在内。如果展会招展启动时间被安排在企业制订该计划的时间之后，展会就成都展览会布置可能没有机会进入该企业的视野，这时，即使该企业想参加展会，但要它为参加展会而再额外增加年度营销预算往往也有一定的困难。 　　
3．预留的招展时间要充足通常，策划举办一个新展会，从展会筹备工作的启动到展会正式开幕需要1～3年的时间，如果少于这个时间，展会的筹备工作就有些仓促，展会招展的时间就不太充裕。因为，从信息传播和决策的角度来看，目标参展商从最初得知该展会举办的消息到逐步认识该展会需要一个过程，从了解该展会到逐步接受该展会需要一定的时间，而从接受该展会到最终决定参加该展会更需要展会不断的营销努力。所以，策划举办一个新展会，要尽量考虑到展会招展在时间方面的需要，要给展会招展预留充足的时间，这样展会成功举办的可能性才更大。对已经举办过的展会来说，很多展会是一年一届，有些甚至是一年两届，这些展会可利用的招展时间较短。由于可利用的招展时间较短，这些展会的招展工作更不能拖延，否则，展会有限的筹备时间就会很快耗尽，展会的招展任务就难以完成。为了给展会争取尽可能多的招展时间，大多数展会从上届展会开幕伊始就开始了下一届展会的招展工作：很多展会在本届展会现场专门为下一届展会设立“招展办公室”，为下一届展会进行现场招展。 　　
4．重点招展时间段要很好地把握根据展会举办的历史和它所在行业的特点，每一个展会都有自己的“黄金招展时间”，展会招展对这段黄金时间尤其要注意重点把握。对于新策划的展会来说，由于刚开始市场对该展会还不太了解，展会必须通过大量的营销活动才能让市场逐步了解自己，所以，尽管付出了很大的努力，但在招展工作刚启动时的招展效果往往并不理想。通过一段时间的招展和展会营销工作，目标客户逐步了解和接受了该展会，展会招展的效果才会慢慢好起来。因此，新展会的“招展黄金时间”一般出现在展会招展工作的中后期，例如，计划12月开幕的展会，招展效果最好的时间往往是8-10月份，在这段“招展黄金时间”里，签约最多，客户反应最快。

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